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Smart Working: la situazione attuale tra vantaggi, ostacoli ed incentivi

“The greatest danger in times of turbulence is not the turbulence.

It is to act with yesterday’s logic.”

(Peter Drucker)

Tempo di lettura: 10 min.

In questi giorni si parla spesso di Smart Working.Per fronteggiare l’emergenza sanitaria in atto, la Regione Lazio ha stanziato 2 milioni di euro per incentivare una modalità di lavoro compatibile con le direttive del DPCM 08/03, emanate per contenere la diffusione delle infezioni da COVID-19.

Tuttavia, sebbene tale misura consentirebbe ad alcune imprese di continuare ad operare in sicurezza, riducendo l’impatto economico delle misure disposte dal governo, è abbastanza evidente che ciò che si sta sperimentando, lontano dai propri luoghi di lavoro, in accordo alle misure di distanziamento sociale raccomandate,possa essere definito lavoro a distanza, telelavoro, lavoro da remoto o, più precisamente, lavoro da casa.

Quello che il DPCM 08/03 ha definito “lavoro agile”, in virtù della normativa esistente, è più sinceramente una forma moderna (e forzata) di lavoro da casa, incoraggiata e facilitata per evitare il più possibile l’espandersi del contagio. Chi si è misurato con lo sforzo di rimodulare il management di organizzazioni pubbliche e private, in modo da consentire che una parte del lavoro potesse essere svolta a distanza, ha dovuto affrontare ritardi e difficoltà di ogni genere. Quindi, sebbene sia da apprezzare lo sforzo di tutti, personalmente trovo che vi sia ben poco di “smart” o di “agile” in tutto questo e che, in un momento così delicato, l’attenzione alle parole sia quanto mai necessaria, per evitare fughe in avanti e fraintendimenti.

Andiamo, dunque, per gradi e proviamo a capire cos’è, esattamente, lo Smart Working.

ALCUNI NUMERI:

Negli anni ci sono state diverse interessanti sperimentazioni che hanno riguardato sia il settore pubblico, che alcune grandi imprese private. Prima negli Stati Uniti e poi in tutto il mondo, infatti, migliaia di dipendenti, di concerto con la loro azienda, hanno potuto lavorare in modalità remota. Secondo la classifica stilata da FlexJobs, tra le prime 50 aziende che attualmente consentono ed incentivano questa modalità di collaborazione rientrano, solo per citare i più noti, colossi come Amazon, Microsoft, Xerox, Dell, IBM, SAP. In America questa nuova categoria di workersè pari al 25%, contro una media europea del 17%, che vede ai primi posti Danimarca, Svezia, Paesi Bassi, Regno Unito, Lussemburgo e Francia. L’Italia è ultima in classifica relativamente ai dati sulla diffusione di modalità di lavoro flessibile, tra cui telelavoro e Smart Working. In base ai dati dell’Osservatorio del Politecnico nel 2016 solo 250 mila dipendenti italiani operavano con modalità flessibili di luogo, orario e strumenti di lavoro, una cifra pari al 7% del totale dei lavoratori.

Oggi, anche grazie all’entrata in vigore della legge 81/2017, qualcosa sta iniziando a cambiare.

Smartworking
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L’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano definisce tale modalità di lavoro “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Questo nuovo approccio, che pone al centro dell'organizzazione la persona, mira a convergere gli obiettivi personali e professionali con quelli aziendali, in un unico modus operandi, garantendo una maggiore produttività aziendale. Si cerca, pertanto, di responsabilizzare il singolo lavoratore, rendendolo proprietario del proprio lavoro, consapevole dei risultati da raggiungere, cosciente del lavoro in team e autonomo nel definire le modalità e le tempistiche di svolgimento delle attività, ma anche sereno, responsabile, produttivo. Il benessere individuale per raggiungere quello collettivo e viceversa. In questo modo il lavoratore può sentirsi soddisfatto dell'attività che svolge e del “posto di lavoro”, oltre che ingaggiato e motivato a raggiungere gli obiettivi aziendali.

Alla base dello Smart Working c’è la fiducia. Trust. Un valore che si costruisce nel tempo tra le persone grazie a: integrità, credibilità, trasparenza e rispetto. Anziché mettere al centro il controllo del tempo, si promuove maggiormente la responsabilità personale e collettiva del team.

Attraverso una ricerca dello stesso Osservatorio si è appurato che l’adozione del lavoro agile ha sortito alcuni effetti benefici tra i quali un incremento della produttività fino al 20%, un taglio ai costi di gestione degli immobili aziendali tra il 20% e il 30%, un netto calo dell’assenteismo. Dal punto di vista del beneficiario, l’Osservatorio ha dimostrato che allo Smart Working è correlato un miglioramento significativo della qualità della vita e del clima in azienda.

Se si guarda poi al valore economico, una recente indagine condotta da 4Ward e Variazioni, azienda di consulenza specializzata nei processi di consulenza e Smart Working, che ha coinvolto circa 1250 lavoratori, tra impiegati e manager, ha accertato che in un anno sono stati risparmiati 572 mila euro. Una cifra che corrisponde al totale di 122 mila euro non spesi in pendolarismo; 90 mila euro non utilizzati per malattie, ferie e permessi; 360 mila euro corrispondenti al valore delle ore che le persone hanno lavorato volontariamente. Uno dei dati più impressionanti riguarda il risparmio di km: ben 3 milioni in meno, pari a una media di 90 minuti al giorno trascorsi al di fuori del tragitto casa-ufficio. E 600 mila euro in più rimasti nelle tasche dei lavoratori. Per non parlare dell’ambiente: le emissioni si sono ridotte di 426 tonnellate di CO2, corrispondenti a più di 28 mila alberi. Molteplici inoltre i benefici sul territorio, uno tra tutti il decongestionamento del traffico nelle ore di punta.

Ai dati appena riportati, vanno aggiunti i benefici, difficilmente monetizzabili, di una conciliazione vita-lavoro, o work-life balance, che è all’origine di una maggiore benessere ed alimenta l’engagement. Questi due fattori combinati con una maggiore autonomia nel raggiungere gli obiettivi e una fiducia condivisa hanno portato a una registrazione dell’aumento di produttività. Si è più produttivi perché lo Smart Working influenza quei fattori che incidono sul livello della perfomance. Nello specifico, fattori come l’ingorgo quotidiano per recarsi al lavoro, fonte di stress fin dalle prime fasi della giornata; oppure come l’organizzazione del tempo in famiglia, non più relegato alle ore serali o nei weekend. Ma anche fattori motivazionali come il conferimento, da parte del management, di piena fiducia al dipendente e la valorizzazione della sua capacità di portare a termine in autonomia i compiti assegnati. Con una focalizzazione che si sgancia dal luogo in cui si opera, per concentrarsi sui risultati del proprio lavoro: dal “dove” al “cosa”.

4 Step per costruire una strategia di Smart Working - 

Il primo step per l’adozione di un Piano di Smart Working consiste in una lettura dei processi organizzativi interni a ciascuna azienda, investigando 4 aree ben precise:

1) L’area Culturale: significa valori, fiducia, comunicazione, formazione e informazione.

2) L’area Organizzativa: significa saper “mettere a terra” la volontà di cambiamento, il progetto, l’intervento. Comprende l’analisi dei processi, dei tempi e dei luoghi di lavoro, il sistema di valutazione della performance e l’analisi del layer tecnologico, necessario ed abilitante agli scenari di lavoro agile secondo il paradigma “operativi in qualunque luogo, in qualunque momento, con qualunque dispositivo ed in sicurezza”.

3) L’area Regolativa: ciascun intervento è soggetto a regole esterne o previe, quali ad esempio la normativa vigente e policy interne.

4) L’area Economica: significa convenienza e monitoraggio. Comprende il ROI sull’implementazione tecnologica, in termini di produttività e taglio costi, e del cambiamento, con una attenzione costante ai ritorni materiali ed economici che l’azienda deve ottenere.

Un ulteriore elemento caratterizzante dello Smart Working, insieme ai cosiddetti “Behaviours” (Comportamenti) e “Bricks” (layout e spazi fisici), è da rintracciare nei “Bytes”, nella Tecnologia. Produttività e work-life balance sono concetti che stanno insieme se supportati da una tecnologia adeguata. Lavorare in mobilità, dovunque e con qualunque device, non è più un’obiezione. Non lo è, ad esempio, se si teme per la sicurezza della condivisione di dati e delle comunicazioni. Oggi si parla di Unified/Universal Communication and Collaboration con riferimento ad un insieme di cui fanno parte telefonia IP, videocomunicazione, instant messaging, chat, posta elettronica e piattaforme di file sharing e real time collaboration.

La normativa:

LoSmart Working sembra giovare ad aziende e dipendenti, dunque; ma solo se è configurato e regolamentato con rigore. In Italia il compito è affidato alla già richiamata Legge 81/2017 recante “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”. Per i lavoratori dipendenti, quindi, viene sottolineato come «La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all’interno di locali aziendali ed in parte all’esterno, senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva».

Orario flessibile, quindi, ma che non ecceda quello previsto dai contratti nazionali. Smart Workingnon è un lavorare sempre ed ovunque, e pensare che si possa, tout court, spostare il lavoro a casa, tanto più in un periodo di emergenza, non può basarsi sull’idea che lo spazio della casa sia uno spazio vuoto, uno spazio che si può riempire di un lavoro che viene dall’esterno, senza creare impatti. Il rischio è di trovarsi decontestualizzati; la stanza di lavoro può trasformarsi in uno spazio che si consuma e si confonde, obbligando a una inedita spesa di sé, che accentua la fatica.

Vale la pena confrontarsi su questo, mettere a disposizione pensieri, invenzioni, frustrazioni. Vale la pena socializzare i risultati delle forme di organizzazione che vengono pensate in questo tempo di homeworking d’emergenza, segnalarne le possibilità e i limiti e, più di tutti, sottrarli dall’invisibilità, affinchè le esperienze individuali e collettive di questo difficile periodo, possano assurgere a stimoli per una riflessione seria e coerente sugli investimenti necessari, a più livelli, per la diffusione, senza sviste né storture, di uno strumento win-win per aziende e dipendenti.

Su questa scia si innesta il Bando “Smart Working” della Regione Lazio, che prevede l’erogazione di un contributo a favore delle imprese laziali e dei titolari di partita iva per l’adozione e l’attuazione di piani aziendali di Smart Working, per i propri dipendenti. Gli investimenti finanziati dal tale avviso, oltre gli obiettivi emergenziali, costituiscono una solida base, anche se di natura sperimentale, per sostenere ed incrementare la produttività delle imprese, per migliorare il benessere dei lavoratori, favorire la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro ed aumentare la sostenibilità ambientale dell’organizzazione aziendale, in vista di una sua più ampia e consolidata adozione.

Alessia Mentella, Progemec Srl

Redazione L'Inchiesta Quotidiano

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